Langkah-Langkah Dalam Siklus Pengembangan
Sistem Informasi dan Prototipe Dalam Suatu Perusahaan
sistem informasi pada suatu organisasi
dapat disebut sebagai system analysis and design (SA&D), saat ini banyak
pendekatan dari SA&D tersebut tetapi yang paling banyak digunakan adalah :
1.
Object-oriented analysis and design
Merupakan program dengan menggunakan objek
untuk mendisain aplikasi dan program komputer. Objek yang digunakan oleh
programer untuk merancang suatu sistem kemudian digunakan untuk berkolaborasi
antar objek tersebut sehingga sistem yang dirancang akan dibuat berdasarkan
kolaborasi dari objek yang digunakan.
2.
Life Cycle approach
System approach, merupakan pendekatan dari
Life cycle approach yang berorientasi pada sistem untuk menentukan permasalahan
dan peluang sehingga dapat dikembangkan solusi yang layak dan benar. Salah satu
metode yang menggunakan system approach adalah System Development Life Cycle
(SDLC).
Berikut ini adalah langkah langkah dalam
siklus pengembangan suatu sistem informasi untuk membangun dan
mengimplementasikan sistem informasi bisnis di suatu perusahaan dengan
menggunakan SDLC.
Investigasi Sistem
Produk : Studi Kelayakan
|
Memahami
masalah
atau peluang binis
Analisis Sistem
Produk : Pernyataan Fungsional
|
Mengembangkan
solusi
sistem
informasi
Desain Sistem
Produk : Spesifikasi Sistem
|
Implementasi Sistem
Produk : Sistem Operasional
|
Implementasikan
Solusi
sistem
informasi
Pememliharaan Sistem
Produk : Sistem yang Diperbaiki
|
1.
Investigasi Sistem
Investigasi sistem merupakan
langkah pertama dalam proses pengembangan sistem informasi. Pada tahap ini
perusahaan perlu memahami masalah atau
bahkan peluang bisnis dan prioritas perusahaan. Perusahaan perlu mempertimbangkan
penggunaan teknologi agar bisa menyediakan solusi sistem informasi yang sesuai
dengan prioritas yang telah ditetapkan.
Setelah prioritas ditentukan, perlu dilakukan studi kelayakan yang
merumuskan informasi yang dibutuhkan oleh end
user, kebutuhan sumber daya, biaya,
manfaat, dan kelayakan proyek yang diusulkan. Kelayakan yang dikaji bukan hanya
sekedar penghematan biaya atau ketersediaan hardware
dan software. Studi kelayakan juga
harus memperhatikan seluruh faktor-faktor baik kelayakan organisasional,
ekonomi, teknis, maupun operasional.
2.
Analisis Sistem
Analisis
sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam
bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan,
hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan
perbaikan. Selain itu analisis
sistem adalah suatu proses mengumpulkan dan menginterpretasikan
kenyataan-kenyataan yang ada, mendiagnosa persoalan dan menggunakan keduanya untuk memperbaiki
sistem. Pada tahap ini
dilakukan analisis mengenai informasi terhadap karyawan, pelanggan, dan pemilik
kepentingan bisnis lainya. Lalu pada tahap ini juga dilakukan tahap
pengembangan persyaratan fungsional sistem yang dapat memenuhi prioritas bisnis
dan kebutuhan semua pemilik kepentingan. Fungsi analisis
sitem yaitu, mengidentifikasikan masalah-masalah dari user, menyatakan secara spesifik sasaran
yang harus dicapai untuk memenuhi kebutuhan user,
memilih alternatif-alternatif metode pemecahan masalah dan merencanakan dan
menerapkan rancangan sistemnya sesuai dengan permintaan user
3.
Design Sistem
Desain system
adalah proses pengembangan spesifikasi sistem baru berdasarkan rekomendasi
hasil analisis system.Dalm tahap desain,tim kerja desain harus merancang dalam
berebagai kertas kerja mengenai spesifikasi yang dimaksud.Kerta kerja dimaksud
memuat berbagai uraian mengenai input,proses,dan output dari system yang
diusulkan.Merupakan tahap dilakukan pengembangan
terhadap spesifikasi dari lima elemen yang terlibat kolaborasi dalam sistem
informasi yaitu software, hardware,
netware, dataware, dan brainware
yang nantinya akan dapat memenuhi syarat yang ditentukan dalam proposal sistem
informasi bisnis perusahaan, pada tahap ini mulai dikembangkan model yang logis
dari sistem yang baru. Pada tahap ini dapat dilakukan pendekatan prototyping
untuk ujicoba working model.
4.
Implementasi Sistem
Pada tahap ini mulai dikembangkan hardware
dan software, lalu dilakukan uji sistem dan melatih orang-orang untuk
mengoprasikan dan menggunakannya. Selain itu pada tahap ini dilakukan perubahan
ke sistem bisnis yang baru. Lalu pada tahap ini dilakukan pengelolaan terhadap akibat dari
perubahan sistem pada pengguna akhir.
5.
Pemeliharaan Sistem
Pemeliharaan Sistem adalah suatu kombinasi dari berbagai tindakan yang
dilakukan untuk menjaga suatu sistem dalam, atau memperbaikinya sampai, suatu
kondisi yang bisa diterima. Sistem perlu dipelihara karena beberapa hal, yaitu
: sistem memiliki kesalahan yang dulunya belum terdeteksi, sehingga kesalahan-kesalahan
sistem perlu diperbaiki, sistem mengalami perubahan-perubahan karena permintaan
baru dari pemakai sistem, sistem mengalami perubahan karena perubahan
lingkungan luar (perubahan bisnis), sistem terinfeksi malware aktif, sistem berkas corrupt
serta perangkat keras melemah. Pada tahap ini mulai dilakukan evaluasi,
pengawasan dan modifikasi terhadap pelaksanaan sistem informasi bisnis sesuai
dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Ada beberapa model yang cukup banyak
digunakan untuk menerapkan SDLC namun yang cukup populer adalah: waterfall,
spirall, prototyping, incremental, dan lain lain.
b. Model Prototyping
Prototipe adalah suatu sistem potensial yang
disediakan bagi pengembang dan calon pengguna yang dapat memberikan gambaran
bagaimana kira-kira sistem tersebut akan berfungsi bila telah disusun dalam
bentuk yang lengkap, dimana prosesnya disebut dengan prototyping. Proses pengembangan sistem sering kali mengambil format atau mencakup
pendekatan prototipe. Pembuatan prototipe adalah pengembangan cepat dan
pengujian terhadap model kerja dari aplikasi baru dalam proses yang interaktif
dan berulang-ulang yang bisa digunakan oleh ahli sistem informasi dan praktisi
bisnis. Prototyping berada pada tahap design dari langkah langkah dalam siklus pengembangan suatu sistem
informasi digunakan untuk membantu
pengembang sistem informasi dalam membentuk model dari perangkat lunak yang
akan dibuat, dengan membuat model dapat diketahui kebutuhan pengguna yang
mungkin saja sulit untuk ditentukan . Sebelum pengguna menentukan bahwa
kebutuhannya telah dapat ditangkap secara lengkap oleh pembuat sistem informasi
maka biasanya dibuat beberapa kali perubahan model yang disesuaikan dengan
kebutuhan pengguna. Model prototipe yang dibuat tersebut dapat berupa :
Ø Bentuk prototype di atas kertas dengan skema yang menggambarkan interaksi antara pengguna
yang mungkin terjadi.
Ø Working prototype, model implementasi dari sebagian fungsi yang nanti akan
digunakan dari yang ditawarkan perangkat lunak.
Ø Model yang menggunakan program jadi yang melakukan sebagian atau seluruh
fungsi yang akan dilakukan, tapi masih ada fitur yang masih dikembangkan.
Skema tahapan
pengembangan sistem informasi dengan pendekatan prototyping
Identifikasi kebutuhan bisnis pemakai akhir
|
Pengembangan prototipe sistem bisnis
|
Siklus Pembuatan
Prototipe
Revisi prototipe agar memenuhi kebutuhan para pemakai akhir dengan
lebih baik
|
Siklus pemeliharaan
Menggunakan dan memelihara sistem bisnis yang diterima
|
Penjelasan Tahapan-tahapan
Prototyping
1.
Identifikasi kebutuhan end user
Pada tahap ini para pemakai akhir mengidentifikasi kebutuhan bisnis mereka
dan menilai kelayakan beberapa alternatif solusi sistem informasi. Pengguna
sistem informasi dan vendor mengidentifikasikan semua kebutuhan, dan garis
besar sistem yang akan dibuat beserta alternatif solusi sistem.
2.
Membangun prototipe business system
Pada tahap ini para pemakai akhir atau pakar sistem informasi menggunakan
alat pengembangan aplikasi untuk secara interaktif mendesain dan menguji
prototipe berbagai komponen sistem informasi yang memenuhi kebutuhan para
pemakai akhir. Membangun prototyping aplikasi pengembangan dengan membuat model sebagai uji coba yang
mewakili kebutuhan pengguna secara garis besar.
3.
Revisi prototipe kedalam bentuk yang mendekati
kebutuhan end user
Model sistem bisnis diuji coba, dievaluasi
dan dimodifikasi berulang-ulang hingga dapat diterima oleh pengguna dan
dirasakan oleh pengguna telah sesuai dengan kebutuhan.
4.
Menggunakan dan memelihara business system yang telah
diterima
Dalam tahap ini sistem bisnis yang telah disepakati antara pengguna dan
vendor dapat dimodifikasi dengan mudah karena sebagian besar dokumentasi dari
sistem telah tersimpan.
Model prototipe dimulai dengan pengumpulan
kebutuhan. Pengembang dan user bertemu
dan mendefinisikan obyektif keseluruhan dari
software, mengidentifikasi segala kebutuhan yang diketahui, dan area garis besar
dimana definisi lebih jauh merupakan keharusan kemudian dilakukan perencanaan
secara cepat. Sehingga prototyping dikenal dengan Rapid Application Development (RAD).
Tujuan
metode protoyping:
1. Mengurangi
waktu sebelum melihat software yang
konkret
2. Menyediakan
feedback cepat dari user ke pengembang
3. Membantu
menggambarkan kebutuhan user dengan
menekan kesalahan sesedikit mungkin
4. Meningkatkan
kesepahaman antara user dengan
pengembang terhadap sasaran yang akan dicapai
Contoh langkah langkah dalam
siklus pengembangan suatu sistem informasi dengan pendekatan prototyping:
ü
Pembahasan atau Identifikasi kebutuhan proses bisnis
Beberapa jajaran eksekutif tingkat menengah dan pelaksana
PT XYZ serta beberapa ahli sistem informasi dari perusahaan penyedia layanan
perancangan dan pembangunan sistem informasi melakukan rapat untuk membahas
aplikasi bisnis yang akan dikembangkan di perusahaan tersebut
ü
Skematis
Pengembangan skema prototipe secara garis besar dengan
mempertimbangkan unsur unsur kebutuhan pengguna.
ü
Prototipe
Skema yang telah dibuat dikembangkan kedalam bentuk model
yang lebih sederhana, dalam hal ini vendor memilih bentuk pembuatan prototipe
di atas kertas dengan gambaran sistem secara garis besar dan interaksi diantara
pengguna.
ü
Presentasi
Vendor melakukan presentasi atas business system yang
akan dibuat berdasarkan identifikasi kebutuhan pengguna dan kaitan serta peran
antar pengguna dalam sistem informasi.
ü
Feedback
Vendor membuat ulang prototipe sesuai dengan feedback dari pengguna, kali ini vendor
menggunakan prototipe dalam bentuk working prototype yaitu membuat model
sederhana dari sebagian besar fungsi yang ada dalam sistem informasi yang akan
dibangun
ü
Reiteration
Pihak vendor melakukan presentasi lagi atas perbaikan
rancangan sistem yang telah dibuat kembali prototipenya setelah ada
penyempurnaan sebagai hasil dari feedback.
ü
Consultation
Jajaran eksekutif menengah dan eksekutif puncak PT XYZ
melakukan konsultasi dengan ahli teknologi informasi untuk menjajaki
kemungkinan potensi pengembangan sistem dan standar apa yang ingin dicapai oleh
perusahaan dengan menerapkan sistem informasi tersebut.
ü
Completion
Prototipe yang telah disempurnakan beberapa kali
diujicoba secara lebih luas untuk proses penyelesaian pembangunan sistem
informasi sehingga dapat segera diketahui kekurangan dari sistem informasi yang
masih harus disempurnakan.
ü
Acceptance and Installation
PT XYZ dan vendor sistem informasi mulai membuat
kesepakatan terhadap bentuk akhir dari sistem informasi yang akan digunakan dan
terakhir vendor memulai melakukan pemasangan instalasi sistem informasi pada
jaringan perusahaan.
Prototyping
dapat digunakan sebagai suatu teknik yang efektif untuk meningkatkan proses pembangunan
sistem informasi karena keunggulan yang dimiliki prototyping sebagai berikut:
1. Prototipe dapat dilakukan untuk skala bisnis kecil dan besar.
2. Pengembang dapat bekerja
lebih baik dalam menentukan kebutuhan pelanggan karena ada peran aktif dari
pengguna dalam proses pengembangan sistem
3. Interaksi langsung antara
pengguna dengan sistem informasi yang sedang dalam proses penyelesaian menghemat waktu dalam pengembangan sistem
karena vendor dapat langsung menyempurnakan rancangan sistem informasi.
4. Dengan adanya proses
pengulangan dan modifikasi pada tahap uji coba menggunakan prototipe penerapan
menjadi lebih mudah karena pemakai mengetahui apa yang diharapkannya.
Namun demikian terdapat juga
kelemahan dari teknik prototyping yaitu pengguna terkadang tidak menyadari
bahwa sistem yang diujicobakan adalah belum merupakan gambaran keseluruhan
sistem informasi sehingga pada saat sistem telah diterapkan dapat terjadi hasil
yang tidak sesuai dengan harapan sebelumnya.
Untuk mendapatkan teknik prototyping
yang memadai sehingga mengurangi kelemahan tersebut maka perlu dibuat teknik
prototyping dimana bukan hanya pengguna akhir yang dilibatkan tetapi juga
perwakilan dari pelanggan agar kekurangan sistem dapat segera dimodifikasi.